Informativa sulla privacy

1 Cosa riguarda la presente informativa sulla privacy

In base all’articolo 13 della Costituzione federale svizzera e alle disposizioni della Confederazione in materia di protezione dei dati (Legge sulla protezione dei dati, LPD), ogni persona ha il diritto di tutelare la propria privacy e di essere protetta dall’uso improprio dei propri dati personali. Simply Services AG prende molto sul serio la protezione dei vostri dati personali. Per questo motivo, nella presente informativa sulla privacy vi forniamo informazioni trasparenti sulla raccolta e sul trattamento dei vostri dati personali. Per dati personali intendiamo tutte le informazioni che si riferiscono a una persona identificata o identificabile, a prescindere da come tali informazioni siano etichettate.

La presente informativa sulla privacy si applica al trattamento dei dati personali, indipendentemente dal canale utilizzato per contattarci. Riguarda il nostro trattamento dei dati delle persone interessate a un servizio di Simply Services AG, dei fornitori di servizi, dei partner commerciali e dei fornitori di servizi, delle autorità e degli uffici, delle persone che si candidano per un posto di lavoro presso Simply Services AG e degli utenti del sito web di Simply Services AG.

Ulteriori informazioni sul trattamento specifico dei dati sono contenute nell’informativa sui cookie, nei termini e condizioni generali, nelle condizioni di partecipazione, nelle dichiarazioni di consenso e in altri documenti. In caso di requisiti legali obbligatori, in genere ci asteniamo dal riprodurli.

Se ci fornite dati di terzi e di altre persone, come familiari, colleghi di lavoro, ecc. Con la trasmissione dei dati tramite terzi, l’utente conferma ciò. Assicuratevi inoltre che queste terze parti siano state informate della presente informativa sulla privacy.

2 La misura in cui siamo responsabili del trattamento dei vostri dati

Simply Services AG, Zentweg 17A, 3006 Berna, è responsabile del trattamento dei dati descritto nella presente informativa sulla privacy, nella misura in cui nei singoli casi
non viene comunicato nient’altro, ad esempio in questa o in altre dichiarazioni sulla protezione dei dati, sui moduli o nei contratti.

Desideriamo sottolineare che la trasmissione di dati su Internet (ad esempio la comunicazione via e-mail) può presentare lacune di sicurezza. Non è possibile proteggere completamente i dati dall’accesso di terzi. In collaborazione con i nostri fornitori di hosting, cerchiamo di proteggere al meglio i database da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio o falsificazione.

3 Trattiamo i seguenti dati personali dell’utente

Trattiamo diverse categorie di dati su di voi a seconda della natura del vostro rapporto con noi. Le categorie più importanti sono le seguenti:

3.1 Dati anagrafici

Definiamo dati anagrafici i dati di base che ci servono, oltre ai dati contrattuali (vedi sotto), per l’elaborazione dei nostri rapporti contrattuali e di altri rapporti commerciali, come in particolare nome, dati di contatto e informazioni finanziarie, data di nascita, indirizzo, lingue, nazionalità, appartenenza cantonale e comunale, numero di telefono, indirizzo e-mail, età, sesso, storia della clientela, procure, autorizzazioni alla firma e dichiarazioni di consenso. I dati anagrafici non vengono raccolti in modo completo per tutti i contatti. Quali dati raccogliamo in dettaglio dipende in particolare dallo scopo del trattamento.

3.2 Dati del contratto

Si tratta di dati che emergono in relazione alla stipula o all’elaborazione di un contratto, in particolare informazioni sulle coordinate bancarie o sull’elaborazione dei pagamenti, informazioni derivanti dal processo di richiesta (ad esempio una richiesta di prodotti o servizi assicurativi), il prodotto assicurativo, le prestazioni, le date di ingresso e di uscita, le sospensioni e le franchigie, nonché informazioni sul contratto in questione e sulla gestione del contratto (ad esempio il contatto con il servizio clienti, l’assistenza per le questioni tecniche e l’applicazione dei crediti contrattuali). I dati contrattuali comprendono anche informazioni su difetti, reclami e adeguamenti di un contratto, nonché informazioni sulla soddisfazione dei clienti, che possiamo raccogliere ad esempio tramite sondaggi. I dati del contratto comprendono anche i dettagli delle assicurazioni precedenti e di altre assicurazioni, nonché i dati sanitari.

3.3 Dati di comunicazione

Se ci contattate tramite un modulo di contatto, via e-mail, telefono o chat, lettera o altri mezzi di comunicazione, raccogliamo i dati scambiati tra voi e noi, tra cui il contenuto, i vostri dati di contatto, i dettagli del canale di comunicazione preferito e i dati marginali della comunicazione. Se registriamo o ascoltiamo conversazioni telefoniche o videoconferenze per motivi di tracciabilità, formazione e garanzia di qualità o per scopi probatori, lo faremo presente al cliente. Se vogliamo o dobbiamo stabilire la vostra identità, ad esempio se richiedete informazioni, raccogliamo dati per identificarvi (ad esempio una copia di un documento d’identità).

3.4 Dati tecnici

Quando utilizzate il nostro sito web, la nostra app o altri servizi elettronici (ad esempio, il WiFi per gli ospiti), raccogliamo l’indirizzo IP del vostro dispositivo finale e altri dati tecnici per garantire la funzionalità e la sicurezza di questi servizi. Questi dati comprendono anche i log in cui viene registrato l’utilizzo dei nostri sistemi, in particolare l’indirizzo IP e altri identificatori del dispositivo, i nomi degli utenti (in alcuni casi), la data, l’ora e il numero di visite al sito web, nonché le pagine e i contenuti visitati o i siti web di riferimento. Possiamo anche assegnare un codice personalizzato all’utente o al suo dispositivo finale (ad esempio sotto forma di cookie). Ulteriori informazioni sui cookie utilizzati e su tecnologie analoghe (ad es. pixel) sono disponibili nella nostra politica sui cookie.

3.5 Dati di marketing, comportamentali e di preferenza

In base al rapporto che abbiamo con voi, cerchiamo di conoscervi e di adattare i nostri prodotti, servizi e offerte alle vostre esigenze. Nella misura consentita, raccogliamo e utilizziamo dati sul vostro comportamento e sulle vostre preferenze. A tal fine valutiamo le informazioni sul comportamento dell’utente nella nostra area e possiamo anche integrare tali informazioni con informazioni provenienti da terzi, anche da fonti pubblicamente disponibili. Alcuni dei dati trattati per questo scopo ci sono già noti (ad esempio, quando utilizzate i nostri servizi), oppure li otteniamo registrando il vostro comportamento (ad esempio, come navigate sul nostro sito web o ci fornite voi stessi i vostri dati (ad esempio, iscrivendovi e cancellandovi dalle newsletter).

3.6 Altri dati

Trattiamo i vostri dati anche in altre situazioni. In relazione a procedimenti ufficiali o giudiziari, ad esempio, vengono raccolti dati (come fascicoli, prove, ecc.) che possono riguardare anche voi. Potremmo ricevere o produrre foto, video e registrazioni sonore in cui potreste essere riconoscibili (ad esempio, in occasione di eventi, attraverso telecamere di sicurezza, ecc.) Possiamo anche raccogliere dati su chi entra in determinati edifici o ha i relativi diritti di accesso e quando (anche nel caso di controlli di accesso, basati su dati di registrazione o elenchi di visitatori, ecc.), su chi partecipa a eventi o campagne (ad es. concorsi) e quando, o su chi utilizza la nostra infrastruttura e i nostri sistemi e quando. Infine, raccogliamo e trattiamo i dati dei nostri azionisti; oltre ai dati anagrafici, questi includono informazioni per i registri pertinenti, riguardanti l’esercizio dei loro diritti e l’organizzazione di eventi (ad esempio, le assemblee generali annuali).

4 Otteniamo i vostri dati personali da queste fonti

Ci fornite la maggior parte dei dati citati, ad esempio tramite i moduli di contatto, le e-mail, la corrispondenza epistolare, il telefono, l’utilizzo del sito web, i sondaggi o i concorsi, nonché i rapporti contrattuali, in particolare nell’ambito di un rapporto commerciale (ad esempio clienti e partner commerciali o utenti del sito web, dell’app o di altre applicazioni) o in relazione a un possibile futuro rapporto commerciale (ad esempio interessati, applicazioni, fornitori). Tuttavia, i dati personali possono essere raccolti anche indirettamente, ossia da persone e organismi autorizzati dai clienti. Nella misura in cui ciò è consentito, otteniamo dati anche da fonti pubblicamente accessibili (ad esempio, registri di recupero crediti, registri immobiliari, registri commerciali, media o internet, compresi i social media e le reti professionali come Xing o LinkedIn) o riceviamo dati da terzi (ad esempio, partner commerciali, intermediari). Le informazioni sulle referenze vengono ottenute solo dai datori di lavoro che ci vengono comunicati. Durante i colloqui verranno fornite informazioni sull’ottenimento di referenze.

5 Trattiamo i vostri dati personali per queste finalità

Trattiamo i dati personali in conformità ai requisiti di legge, in relazione ai nostri servizi, all’avvio, all’elaborazione e all’adempimento dei contratti, nonché al mantenimento e allo sviluppo dei rapporti con i clienti, alla comunicazione con i (potenziali) partner contrattuali.

Inoltre, trattiamo i dati personali in particolare per i seguenti scopi e nella misura consentita dalla legge:

Sicurezza dei clienti, dei dipendenti e di altre persone (ad esempio, minacce);
Protezione di dati, segreti e beni, sicurezza di sistemi ed edifici;
per analisi statistiche, ricerche di mercato e scopi di marketing;
Conformità ai requisiti legali e normativi e alle regole interne;
Prevenzione di frodi, reati e crimini e indagini in relazione a tali reati e altri comportamenti inappropriati, gestione di procedimenti legali civili o penali;
Applicazione o difesa di rivendicazioni e procedimenti legali o richieste delle autorità;
Controllo qualità, ricerche di mercato, marketing, pubblicità, promozioni, ulteriore sviluppo di prodotti, servizi e offerte;
Preparazione di statistiche, bilanci, registri e informazioni di gestione e altri rapporti su clienti, utenti o altre persone, transazioni e attività, offerte e altri aspetti commerciali ai fini della gestione e dello sviluppo dell’azienda, dell’offerta e delle attività, nonché nell’ambito della gestione dei progetti;
Amministrazione, funzionamento e ulteriore sviluppo del sito web (compresa la fornitura di funzioni che richiedono identificatori o altri dati personali) e di altri sistemi informatici, nonché controlli di identità;
Vendita o acquisto di divisioni aziendali, società o parti di società e altre transazioni nell’ambito del diritto societario e relativo trasferimento dei dati dei clienti.

6 Trattiamo i vostri dati personali in base alle seguenti basi giuridiche

Nella misura in cui il trattamento dei dati da parte di Simply Services AG richiede una base giuridica, Simply Services AG tratta i vostri dati personali sulla base delle seguenti basi giuridiche:

Avvio, elaborazione ed esecuzione del contratto;
Conformità alle norme di legge (ad es. KVG, VVG, DSG);
Consenso del cliente, che può essere revocato in qualsiasi momento mediante notifica scritta;
Interessi legittimi di Simply Services AG e di terzi, in particolare al fine di adempiere agli obblighi di cui al par. 5 e gli obiettivi associati e di essere in grado di implementare misure appropriate.
Sicurezza dei clienti, dei dipendenti e di altre persone;
Protezione di dati, segreti e beni, sicurezza di sistemi ed edifici;
Conformità ai requisiti legali e normativi e alle regole interne;
Servizio clienti efficiente ed efficace, gestione dei contatti e altre comunicazioni con i clienti al di fuori dell’elaborazione dei contratti;
Organizzazione efficiente ed efficace delle operazioni aziendali;
Gestione e sviluppo aziendale;
Comprensione del comportamento, delle attività e delle esigenze dei clienti, studi di mercato;
Miglioramento efficiente ed efficace dei prodotti e servizi esistenti e sviluppo di nuovi prodotti e servizi;
Ricerche di mercato, pubblicità e marketing;
Funzionamento efficiente ed efficace e ulteriore sviluppo del sito web e di altri sistemi informatici;
Vendita o acquisto di rami d’azienda, società o parti di società e altre operazioni di diritto societario;
Prevenzione di frodi, reati e crimini, nonché indagini in relazione a tali reati e altri comportamenti inappropriati, gestione dei procedimenti legali;
Partecipazione a procedimenti legali, rivendicazione, esercizio o difesa di pretese e procedimenti legali o richieste delle autorità.

7 Trasmettiamo i vostri dati personali anche a terzi

Se siamo legalmente obbligati o autorizzati a farlo, o se avete acconsentito alla divulgazione dei dati, trasferiremo i vostri dati personali anche a terzi nell’ambito delle finalità sopra menzionate, in particolare alle seguenti categorie di destinatari:

Compagnie di assicurazione;
Fornitori di servizi, ad esempio banche, fornitori di servizi informatici, società di marketing, fornitori di servizi di analisi dei dati, fornitori di servizi di recupero crediti;
Partner commerciali, ad esempio fornitori, rivenditori e partner di cooperazione;
Intermediario;
Organizzazioni di settore, associazioni e altri enti;
Autorità, tribunali, organismi ufficiali, autorità di vigilanza, se siamo legalmente obbligati o autorizzati a farlo;
Altre parti in procedimenti amministrativi e legali potenziali o effettivi;
Acquirenti o parti interessate ad acquisire unità aziendali, società o altre parti di Simply Services AG;
Altre persone, nella misura in cui l’inclusione risulti dalle finalità di cui sopra.

I destinatari sono contrattualmente obbligati a rispettare in ogni momento la riservatezza e la legge applicabile in materia di protezione dei dati e a mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire i dati personali e proteggerli in modo appropriato da un trattamento non autorizzato o illegale, dalla perdita, dall’alterazione, dalla divulgazione o dall’accesso non intenzionali.

8 I vostri dati personali potranno essere trasferiti anche all’estero

I destinatari dei dati personali possono trovarsi non solo in Svizzera, ma anche all’estero, spesso all’interno del SEE, ma in alcuni casi anche in tutto il mondo. Se il destinatario si trova in un paese che non dispone di un’adeguata protezione dei dati personali, lo obblighiamo contrattualmente a rispettare la protezione dei dati applicabile o a fornire un livello di protezione adeguato (di solito sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea, disponibili all’indirizzo https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj?), a meno che il destinatario non sia già soggetto a una serie di norme legalmente riconosciute per garantire la protezione dei dati e non possiamo fare affidamento su una clausola di esenzione. Un’eccezione può essere applicata in particolare in caso di procedimenti legali all’estero, ma anche in caso di interessi pubblici prevalenti o se l’adempimento di un contratto richiede tale divulgazione, se avete dato il vostro consenso o se i dati in questione sono stati resi generalmente accessibili da voi e non vi siete opposti al loro trattamento.

Si noti inoltre che i dati scambiati via Internet sono spesso instradati attraverso paesi terzi. I vostri dati possono quindi essere inviati all’estero anche se il mittente e il destinatario si trovano nello stesso Paese.

9 Come proteggiamo i vostri dati personali

Adottiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei vostri dati personali, per proteggerli da un trattamento non autorizzato o illegale e per contrastare i rischi di perdita, modifica non intenzionale, divulgazione indesiderata o accesso non autorizzato.

Le misure di sicurezza di natura tecnica e organizzativa possono includere, ad esempio, misure quali la crittografia e la pseudonimizzazione dei dati, la registrazione, le restrizioni di accesso, la conservazione di copie di backup, le istruzioni ai nostri dipendenti, gli accordi di riservatezza e i controlli. Proteggiamo i vostri dati trasmessi tramite il nostro sito web durante il trasporto mediante meccanismi di crittografia adeguati. Tuttavia, possiamo mettere in sicurezza solo le aree che controlliamo. Obblighiamo inoltre i nostri incaricati del trattamento ad adottare misure di sicurezza adeguate. Tuttavia, i rischi per la sicurezza non possono essere completamente esclusi; i rischi residui sono inevitabili.

I nostri dipendenti sono soggetti a un obbligo contrattuale di riservatezza.

10 Per quanto tempo trattiamo i vostri dati

Trattiamo i vostri dati per tutto il tempo richiesto dalle nostre finalità di trattamento, dai periodi di conservazione previsti dalla legge e dai nostri legittimi interessi nel trattamento a fini di documentazione e prova o per tutto il tempo in cui la conservazione è tecnicamente necessaria. La conservazione può essere necessaria per motivi tecnici, se alcuni dati non possono essere separati da altri dati e quindi dobbiamo conservarli con gli altri dati (ad esempio, nel caso di backup o di sistemi di gestione dei documenti). Il periodo di conservazione previsto dalla legge è generalmente di 10 anni. Alcuni limiti di tempo più brevi si applicano a determinati dati, ad esempio per la registrazione della sorveglianza telefonica o video o per la registrazione del trattamento automatizzato dei dati. Nel caso di domande, la presente dichiarazione di protezione dei dati si considera accettata e viene concessa l’autorizzazione a continuare a memorizzare tutti i dati anche dopo un rifiuto, al fine di utilizzarli per una nuova domanda. I dati delle domande saranno distrutti al più tardi dopo un anno. Periodi di conservazione più lunghi possono verificarsi, ad esempio, in relazione a incidenti o certificati di perdita. Gli scopi di documentazione e di prova includono il nostro interesse a documentare i processi, le interazioni e altri fatti in caso di rivendicazioni legali, discrepanze, scopi di sicurezza dell’infrastruttura e dell’IT e prove di buona governance e conformità aziendale.

Non appena i vostri dati personali non saranno più necessari per le finalità sopra indicate, saranno cancellati o resi anonimi.

11 Avete questi diritti

Per facilitarvi il controllo del trattamento dei vostri dati personali, avete i seguenti diritti in relazione al trattamento dei dati da parte nostra
diritti, a condizione che siano soddisfatti i requisiti legali pertinenti e che non vi siano ragioni per una restrizione o un rinvio:

il diritto di richiederci informazioni su se e quali vostri dati trattiamo;
il diritto di chiedere la rettifica dei dati se non sono corretti;
il diritto di richiedere la cancellazione dei dati;
il diritto di ottenere da noi i dati personali che vi riguardano in un formato elettronico di uso comune o di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento;
il diritto di revocare il consenso con effetto per il futuro, nella misura in cui il nostro trattamento si basa sul vostro consenso;
il diritto di ricevere, su richiesta, ulteriori informazioni necessarie per l’esercizio di tali diritti.

Si prega di notare che potremmo aver bisogno di elaborare e conservare i vostri dati personali per adempiere a un contratto con voi, per proteggere i nostri interessi legittimi, come l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali, o per rispettare gli obblighi di legge. Nella misura consentita dalla legge, in particolare per proteggere i diritti e le libertà di altre persone interessate e per tutelare interessi legittimi, possiamo quindi anche respingere in tutto o in parte una richiesta dell’interessato (ad esempio oscurando alcuni contenuti che riguardano terzi o i nostri segreti aziendali).

Se desiderate esercitare i diritti di cui sopra, siete pregati di rivolgervi alle persone elencate nella sezione 2. Per poter escludere un uso improprio, dobbiamo identificarvi (ad esempio con una copia di un documento di identificazione ufficiale, come la carta d’identità o il passaporto, in cui le informazioni non necessarie possano essere oscurate).

12 Modifica dell’informativa sulla privacy

Possiamo modificare la presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento. La versione pubblicata su questo sito web corrisponde alla versione attuale.

Berna, 13.12.2023

Simply Services AG
Worbstrasse 187
3073 Gümligen